Come funziona

Un percorso strutturato in fasi chiare, dalla prima analisi alla consegna dell'archivio digitale completo.

Il processo

Sei fasi per un archivio che funziona

Ogni fase è documentata, verificabile e concordata con il cliente prima di procedere alla successiva.

Analisi iniziale

Incontro o sessione da remoto per mappare il volume documentale, i tipi di documento presenti, le esigenze di ricerca e i requisiti normativi. Produciamo un report di analisi con la proposta di struttura.

Progettazione della gerarchia

Definiamo insieme la struttura di cartelle, le naming convention, i livelli di accesso e le regole di versioning. La struttura viene approvata prima di iniziare la scansione.

Scansione e OCR

I documenti vengono acquisiti con scanner professionali. L'OCR trasforma ogni immagine in testo ricercabile. Ogni file viene nominato secondo le convenzioni concordate e inserito nella cartella corretta.

Controllo qualità

Ogni batch di documenti viene verificato: leggibilità del testo, correttezza dei metadati, posizionamento nella struttura. I documenti con qualità insufficiente vengono riscansionati.

Migrazione e configurazione

L'archivio digitale viene caricato sulla piattaforma cloud scelta. I permessi vengono configurati per ogni utente o gruppo. Viene eseguito un test di accesso con il team del cliente.

Formazione e distruzione

Il personale viene formato sui nuovi flussi di lavoro. Solo dopo la conferma del cliente e la verifica dell'integrità dell'archivio digitale si procede alla distruzione certificata dei documenti cartacei originali.

Dettaglio del processo di scansione OCR con testo riconosciuto evidenziato sullo schermo

Qualità verificata ad ogni passo Il processo di controllo qualità è integrato in ogni fase. Non si passa alla fase successiva senza aver verificato il completamento di quella precedente. L'archivio finale è il risultato di un processo rigoroso, non di una corsa alla quantità.

Tecnologia

Gli strumenti che utilizziamo

Selezioniamo tecnologie consolidate e standard aperti per garantire la longevità dell'archivio digitale.

PDF/A e PDF ricercabili

Standard ISO per la conservazione a lungo termine. I file sono autocontenuti, leggibili senza software proprietari e compatibili con tutti i sistemi di gestione documentale.

OCR avanzato multilingua

Motori di riconoscimento ottico dei caratteri in grado di gestire testi in italiano, inglese e altre lingue europee. Supporto per documenti dattiloscritti e manoscritti leggibili.

Piattaforme cloud certificate

Supportiamo la migrazione verso le principali piattaforme enterprise con data center europei, nel rispetto dei requisiti GDPR sulla residenza dei dati.

Firma digitale e marcatura temporale

Per i documenti che lo richiedono, supportiamo l'integrazione con sistemi di firma digitale e marcatura temporale conformi alla normativa italiana sulla conservazione sostitutiva.